Instructie voor organisatoren plug.events

Let op: Op dit moment zitten we in een overgangsfase. Tot [datum] werkt de agenda op www.balfolk.nl als vanouds en voeg je evenementen toe zoals je gewend bent door in te loggen op www.balfolk.nl/admin. Maar tegelijkertijd ga je ook oefenen met het plaatsen van evenementen op plug.events.

vanaf [datum] toont de agenda de evenementen die op plug.events staan. Dan zien de gebruikers van balfolk.nl dus deze pagina: https://www.balfolk.nl/agenda/?plugevents=1

We moeten er dus voor zorgen dat op dat moment de informatie op die manier compleet is. Het is belangrijk dat iedereen zijn weg leert vinden op plug.events. Vandaar dat we een poosje ‘dubbel’ werken. Als je ergens tegenaan loopt of vragen hebt, laat het dan weten! Dan kunnen we kijken hoe we het kunnen oplossen.

Er zijn ook een aantal ‘spreekuren’ via de app discord (soort Teams), op de volgende momenten:

optie 1

optie 2

optie 3

Hieronder vind je de zo kort mogelijke instructie om je evenementen toe te voegen. Hier vind je wat uitgebreidere informatie over hoe het in elkaar steekt: Hints & Tips voor Balfolk NL

Waarom plug.events?

– We willen graag een sociale component toevoegen: in contact komen, mensen uitnodigen, enz.

– Over grens kunnen kijken

– Beter kunnen zoeken en filteren, bijvoorbeeld op evenementen in een bepaalde omtrek rond je woonplaats

– Makkelijker evenementen kunnen delen op allerlei social media

Deze functionaliteiten worden nu vooral ingevuld door Facebook, maar veel mensen gebruiken Facebook tegen wil en dank. Facebook is er niet op gericht jou naar evenementen in de echte wereld te krijgen, maar wil vooral dat je zoveel mogelijk advertenties ziet en denkt dat te bereiken door je tijdlijn vol te gooien met click-bait in plaats van de updates over evenementen die je wil zien.

Maar toen kwamen we op het spoor van plug.events. Een ‘humane tech’ initatief. De mensen achter plug.events hebben plechtig gezworen hun platform nooit ten prooi te laten vallen aan een verdienmodel dat gebaseerd is op advertentieinkomsten. Plug.events heeft tot doel communities te versterken en ontmoetingen in de échte wereld te bevorderen. Het verdienmodel zal zitten in dingen die waarde toevoegen voor die communities. Denk aan dienstverlening voor ticketverkoop en het bevorderen van donaties. Iedereen zal altijd gratis evenementen kunnen aanmaken en inzien op het platform. Begin dit jaar presenteerden we dit idee op de netwerkdag voor organisatoren. De reacties waren positief, maar er waren wel veel vragen en opmerkingen. Dat is allemaal goed beantwoord en de ontwikkelaars hebben nieuwe functionaliteiten ontwikkeld om aan de wensen te voldoen.

Het zal zeker even wennen worden, maar we hopen dat jullie ook enthousiast zijn over plug.events en met ons de mogelijkheden willen ontdeken.

Evenement toevoegen

Plug.events is een stuk gebruiksvriendelijker dan de ‘achterkant’ van Balfolk.nl zoals die nu werkt. Maar er zijn een aantal dingen waar je op moet letten:

  • Maak een persoonlijk account aan op plug.events. Je krijgt de keuze of je alleen een persoonlijk account wil maken of een persoonlijk account en ‘org’. Kies voor alleen een persoonslijk account, want alle balfolk organisatie bestaan al. Het persoonlijke account hoeft niet zichtbaar te zijn op plug.events (maar mag wel natuurlijk). Je beheert de evenementen via een org en kan zelf anoniem blijven als je dat wil.
  • Zoek hier je organisatie op. Je kan bovenin zoeken op ‘name’, bijvoorbeeld ‘Balfolk in Lent’. Ga naar de org pagina en klik op ‘claim’ rechts bovenin. Namens die organisatie maak je je evenementen. Kan je je organisatie niet vinden? Neem dan even contact op om te voorkomen dat er dubbelen komen. info@balfolk.nl
  • Nu kan je een evenement aanmaken. Een handigheid is om een vergelijkbaar evenement uit het verleden te nemen en die te dupliceren. Bij het puntjes menu heb je de optie om te dupliceren.

  • Klik op nu bovenin op ‘edit’ en pas de informatie aan. Zorg dat je bij ’target audience’ de interest ‘BalfolkNL’ hebt toegevoegd en één van de formats die bekend zijn op balfolk.nl:
    • Bal: voor een Balfolk dansevenement met livemuziek optreden
    • Sociales: voor een Balfolk dansevenement/ samenkomst met CD muziek en/of sessie
    • Dansen leren: voor lessen en workshops om Balfolk dansen te leren
    • Muziek leren: voor lessen of workshops om Balfolk muziek te leren
    • Festival: voor een Festival waar je Balfolk kan dansen. Balfolk als onderdeel van een breder festival of een Balfolk evenement met festival vibes!
  • Als er een workshop is voorafgaand aan een bal waar mensen apart een kaartje voor kunnen kopen, maak dan een apart evenement voor de workshop zodat het als workshop op balfolk.nl komt. Je kan het op plug.events de workshop als ‘subevement’ onder het hoofdevenement voegen bij het puntjes menu (zelfde menu als voor evenementen dupliceren).
  • Stel bij ‘The Team’ de rol ‘band’ in als die er nog niet is. Voeg de bands toe. De eigenaar van de band org moet accepteren dat de band onderdeel is van het evenement of een admin van BalfolkNL. Je krijgt een melding zodra het geaccepteerd is. Dan kan je de band ook als ‘featured’ instellen via manage team –> … menu bij de band. Dan komt hij bovenaan de pagina en op balfolk.nl staat het dan achter ‘Met:’. Ook de instelling als featured moet geaccepteerd worden.
  • Zorg dat je het evenement linkt aan Balfolk NL. Dat doe je bij het puntjes menu (waar je ook duplicaat kan maken). Het is handig als je Balfolk NL ook uitgebreide rechten geeft. De admins van Balfolk NL kunnen dan eventueel aanpassingen maken om alles goed op balfolk.nl weer te geven. Door het evenement te linken komt hij ook in de lijst ‘events under this Umbrella’ op de org pagina van Balfolk NL Balfolk NL | Netherlands | Plug Events. Je hoeft geen uitgebreide rechten te geven. Voor nu is het voldoende als het evenement Balfolk NL als interest heeft en één van de formats hierboven. In de toekomst gaan we ervoor zorgen dat alleen evenementen die onder de umbrella Balfolk NL vallen op www.balfolk.nl komen, zo hebben we meer controlere en voorkomen we misbruik. De ontwikkelaars van plug.events gaan dit op korte termijn mogelijk maken.

Band toevoegen

Kijk goed of de band al bestaat. Zoek hier op naam van de band. Bestaat de band nog niet, dan kan je die aanmaken:

  • Klik rechtsboven op plug.events op het plusje bij ‘create’ en kies ‘create org’
  • Zet de naam van de band bij ‘Org Name’, zorg dat die klopt. Het is handig om eerst de website of facebook pagina van de band op te zoeken en daarvandaan te kopiëren.
  • Selecteer bij ‘are you the owner of the org?’ ‘No’ en Publish Status ‘live’
  • Voeg een korte beschrijving van de band toe in het Engels. Klik op ‘add section’ en voeg een Nederlandse beschrijving toe met de heading ‘Nederlands’ en klik op next.
  • Voeg als interest ‘BalfolkNL’ toe met als ‘org type’ ‘Band’
  • Voeg andere passende interests toe zoals ‘Balfolk’, de muziekinstrumenten die ze gebruiken, welke streek ze vandaan komen, bijvoorbeeld Gascon Folk, enz. Laat je inspireren door de aanbevelingen die je te zien krijgt!
  • Voeg als ’target audience’ ‘anywhere’ toe.
  • Je krijg de melding dat de ‘Org’ gecreëerd is. Klik nu op ‘link to’. Kies voor ‘list this under an umbrella’, vul ‘Balfolk NL’ in, kies de member category ‘Band’ en selecteer ‘all’ bij permissions. Klik nu op ‘request’. Zo krijgen de mensen met admin rechten voor de Balfolk NL org rechten om de band te bewerken en verzoeken goed te keuren namens de band.
  • Voeg eventueel een banner, logo, enz. toe. Hiervoor kan je kijken op de website van de band. Voeg nooit contactgegevens toe die niet al openbaar op het internet aanwezig zijn. Je kan dit ook aan de band zelf overlaten.
  • Nu kan je verder met het aanmaken van het evenement.